Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

• Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
• Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.

Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:

• Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
• Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.

Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.

Срок хранения товарных накладных

Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. Читайте также статью: → “ ». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.

Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.

Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.

Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Если по накладной материалы получены, но не оплачены

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур

В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.

Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021.

Срок хранения актов выполненных работ

Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы.

Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Срок хранения книг покупок и продаж

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.

Порядок хранения документов на предприятии

Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:

• Быть недоступным для широкого круга лиц;
• Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
• Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.

Помещение для хранения должны быть специально подготовленным. Идеальным вариантом будет несгораемый металлический сейф или шкаф, закрывающийся на надежный замок.

Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.

При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.

Н апомним, что 26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее - Постановление № 1137). Ранее эта сфера регулировалась постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое мы будем именовать «Постановление № 914».

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137). Журнал состоит из двух частей: части 1 - «Выставленные счета-фактуры» и части 2 - «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.

Теперь счета-фактуры можно выставлять не только в бумажном виде, но и в электронном. Кроме «обычного» счета-фактуры, мы сейчас имеем еще «корректировочный», причем их формы предусматривают возможность вносить исправления путем составления новых экземпляров счетов-фактур. Так вот, все перечисленные в этом абзаце разновидности счета-фактуры, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в новом Журнале .

В «шапке» Журнала указывается полное или сокращенное наименование налогоплательщика согласно учредительным документам, его ИНН и КПП, а также налоговый период, за который составлен Журнал. Раньше Журнал составлялся за год в целом, а теперь - за каждый налоговый период (для НДС налоговым периодом является квартал). Таким образом, за год необходимо будет составить 4 Журнала.

Журнал, составленный на бумажном носителе, подписывается личной подписью руководителя организации / индивидуального предпринимателя (или уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы нумеруются. Причем это делается по истечении каждого налогового периода (квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца. Страницы Журнала скрепляются печатью организации.

Когда Журнал ведется в электронном виде с помощью бухгалтерской программы и у вас нет ЭЦП, его необходимо распечатывать по окончании каждого квартала для оформления в вышеуказанном порядке.

Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя организации (или ИП, или уполномоченного лица). Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ).

Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур...», утвержденных Постановлением № 1137).

При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код - 1, в электронном виде - 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель - по дате получения.

В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность. При использовании услуг спецоператора для обмена электронными документами в качестве даты регистрации выставленного счета-фактуры в Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени).

При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры

Мнение специалиста

Свернуть Показать

Наталья Храмцовская , к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления. С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю.

Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 - 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур...», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя - информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

Обратите внимание и на то, что в Постановлении № 1137 постоянно упоминается «электронная цифровая подпись», несмотря на то, что по Закону об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ жить ей осталось несколько месяцев (если, конечно, срок ее жизни не будет продлен, поскольку государственные органы, скорее всего, не успеют к июлю 2012 года привести свои нормативные документы в соответствие этому Закону).

Книга покупок и Книга продаж

В новой форме Книги покупок (Приложение № 4 к Постановлению № 1137) состав показателей почти не изменился. В табличную часть Книги дополнительно внесены три графы (2а, 2б и 2в), в которые заносятся номер и дата исправлений и корректировочных счетов-фактур, в том числе их исправлений. Еще несколько изменились названия граф 6-12. Существенно это только для графы 6: теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода. См. образцы заполнения этих документов в Примерах 2 и 3.

Счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 Журнала, подлежат регистрации в Книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты по НДС. Это касается всех разновидностей счетов-фактур: «обычных», исправленных и корректировочных, оформленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если продавец повторно направил ранее составленный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, то такой счет-фактура, с указанием номера и даты исправления, по мере возникновения права на налоговые вычеты регистрируется покупателем в Книге покупок. А первоначально составленный счет-фактура (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, в Книге покупок покупателя не регистрируется.

Интересен вопрос о регистрации счетов-фактур, операции по которым облагаются по различным ставкам НДС или не подлежат налогообложению. В этом случае регистрация счета-фактуры в Книге покупок производится на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет (п. 13 Правил ведения Книги покупок).

Не менее важный момент касается регистрации корректировочных счетов-фактур. Если происходит снижение стоимости товара, то этот документ в Книге покупок регистрирует поставщик. Если рост стоимости, то - покупатель.

Правила для ведения Книги продаж в основном аналогичны правилам ведения Книги покупок, поэтому не будем на них останавливаться подробно.

Однако обратите внимание: составленные счета-фактуры (в т.ч. электронные) подлежат регистрации в Книге продаж вне зависимости от даты их получения покупателями.

В Постановлении № 914 не был четко прописан порядок внесения корректировок в Книгу покупок и Книгу продаж в ситуациях, когда счета-фактуры исправляются в том же налоговом периоде, в котором они зарегистрированы в соответствующей Книге. Теперь дополнительные листы оформляются только в случае необходимости внесения изменений в Книгу за прошедшие налоговые периоды (п. 4 Правил ведения Книги покупок и п. 3 Правил ведения Книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137). Корректировка Книги за текущий период производится непосредственно в ней, а не на дополнительном листе.

Оформление Книги покупок и Книги продаж . Составленные на бумажном носителе, они подписываются личной подписью руководителя организации (или уполномоченного им лица), прошнуровываются, страницы пронумеровываются. При этом страницы скрепляются печатью организации. Оформлять документ необходимо по истечении налогового периода (каждого квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца.

Дополнительные листы Книг, составленных на бумажном носителе, также подписываются руководителем и прикладываются к той Книге, в которой был зарегистрирован исправленный счет-фактура.

Если Книги ведутся в электронном виде, то они и дополнительные листы к ним должны подписываться электронной цифровой подписью руководителя организации (или ИП, или уполномоченного представителя). Данный порядок установлен для передачи их в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.

Книгу продаж и Книгу покупок, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ним следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения Книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок). Данный порядок, в отличие от ранее действовавшего, соответствует требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Напомним, в Постановлении № 914 содержалось требование о хранении данных документов в течение полных 5 лет с даты последней записи (п. 15, 27 Постановления № 914).

Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг

Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении № 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п.п. 15, 27 Постановлении № 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.

Но данный порядок не соответствовал требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.

С вступлением в силу Постановления № 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок Постановления № 1137). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока .

Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры, должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.

Обратите внимание: в Постановлении № 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж - не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление № 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в Журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

Хранение счетов-фактур: основы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Изменения с 1 октября 2017 года

Этот документ вводит в действие:

• форму счета-фактуры;
• форму книги продаж;
• форму книги покупок;
• форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

• комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
• заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
• заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.

Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур

Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

Операция	Что хранить
Импорт из стран ЕАЭС	Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
Импорт из других стран	Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
Командировочные расходы на аренду жилья и проезд	бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик	Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ.
– по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.

С июля 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов-фактур. Подробнее о новых правилах, а также о некоторых причинах, по которым следует хранить счета-фактуры, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Новые правила хранения счетов-фактур

Документ : письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079

Последствия : реже будут штрафовать за документы

В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.

Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.

Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.

Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде. Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски. Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.

Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.

Почему нужно хранить счета-фактуры

Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб , сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме. Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий. Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.

Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ). Трудовой кодекс не определяет, устно или письменно запрашивать объяснения. Но чтобы подтвердить, что работодатель исполнил свою обязанность, делайте это письменно, отдельным запросом. В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт. Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности.

ПРИМЕР

Старший перегонщик 16 октября 2017 г. в 10.00 отгружал с территории терминала товарный автомобиль «Форд Фокус» и обнаружил на нем повреждения. Об этом он написал в служебной записке руководителю. По камерам видеонаблюдения установили, что 10 октября 2017 г. в 11.30 перегонщик Самойлов Иван Петрович на складе хранения товарных автомобилей перемещал автомобиль из одной зоны хранения в другую. Когда заезжал в ряд хранения и сдавал задним ходом, не заметил рядом другой автомобиль и повредил оба транспортных средства.

Руководитель изложил в докладной записке все, что ему стало известно, запросил объяснения от перегонщика Самойлова. В объяснительной записке тот написал, что о поврежденных товарных автомобилях не знает.

Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба

Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.

Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.

Подписанный работником акт председатель комиссии передает руководителю компании. Он решит, будет ли требовать от виновного сотрудника возместить ущерб (ст. 240 ТК РФ). Решение о взыскании компания должна оформить распоряжением не позднее одного месяца со дня, когда работодатель установил размер ущерба (ч. первая ст. 248 ТК РФ). Если размер определяла комиссия в акте, то срок надо отсчитывать с даты, когда его составили.

Соглашение о добровольном возмещении ущерба

Предложите работнику добровольно возместить ущерб, полностью или частично (ч. первая, пятая ст. 248 ТК РФ). По решению работодателя, когда ущерб слишком велик, стороны могут договориться о рассрочке. Такую договоренность оформите письменным соглашением о добровольном возмещении ущерба (образец ниже). В случае отказа возмещать что-либо работодатель может взыскать ущерб через суд (ст. 392 ТК РФ).

По общему правилу, работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка (ст. 241 ТК РФ). Добровольно сотрудник может возместить ущерб и в большем размере. Но закон закрепляет случаи, когда сотрудник несет и полную материальную ответственность (ст. 242 ТК РФ). Есть закрытый перечень оснований, когда работник обязан возместить ущерб работодателю полностью без договора о материальной ответственности (ст. 243 ТК РФ). А заключает этот договор компания только с работниками по определенным должностям и видам работ, чтобы взыскивать с виновных ущерб в полном размере (ч. вторая ст. 244 ТК РФ).

ПРИМЕР

Минтруд России в постановлении от 31 декабря 2002 г. № 85 утвердил должности и работы, по которым работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности. Должности «перегонщик» нет в перечне. Но в должностной инструкции перегонщика есть обязанности: «обеспечивать сохранность автомобилей и товарно-материальных ценностей; выполнять комплекс работ по приемке и выдаче автомобиля», то есть функционал позволяет оформить договор о полной материальной ответственности в соответствии с абзацем 4 раздела II постановления Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.